Im Folgenden untersucht der Autor die traditionelle betriebliche Beschaffung und die damit verbundenen, verschiedenen, Akteure und Aktivitäten, aus unternehmensinterner Sicht.
Da auch die Beschaffungsstruktur eines Unternehmens sehr unterschiedlich sein kann, bezieht sich diese Analyse auf ein tatsächliches Beispiel, nämlich auf ein in der Chemieindustrie tätiges Unternehmen, das sich im Jahr 2001 für das Outsourcing der Beschaffung und für eine Partnerschaft mit Unitec Deutschland GmbH entschieden hat.
Dieses Referenzbeispiel gilt für die gesamte Beschaffungsanalyse dieser Arbeit, einschließlich Kapitel 4. Seine Firma darf nicht genannt werden und deshalb verwendet man die Bezeichnung Kunde GmbH, da die in dieser Arbeit angegeben Informationen und Daten, die sie betreffen, aus den Unitec-Kundenunterlagen kommen und zum privaten Informationsmaterial der Unitec gehören.
Anhand dieses Materials werden in den Kapiteln 2.2 und 2.3 jeweils die Akteure und die Aktivitäten des traditionellen Beschaffungsprozesses beschrieben. Davor wird in Kapitel 2.1 die Definition und Abgrenzung der Begriffe "Einkauf" und "Beschaffung" sowie die Erklärung ihrer Rolle innerhalb eines Unternehmens erläutert.

Voraussetzung für das Verständnis des betrieblichen Beschaffungsprozesses ist die Definition des Begriffes "Beschaffung" und die Unterscheidung mit einem anderen damit verbundenen Begriff - nämlich dem "Einkauf".
"Unter Beschaffung versteht man die Erlangung und Bereitstellung der für die Erstellung und Verwertung der Produkte eines Betriebes notwendigen Güter.
Diese Güter sind Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffe, einzubauende Teile, Handelswaren sowie Sachanlagen ³(...)."
Die Beschaffung stellt also einen operativen Prozess dar, der dazu dient, dass die notwendigen Güter in der gewünschten Qualität, am gewünschten Ort, zur gewünschten Zeit und zu wettbewerbsfähigen Preisen bereitgestellt werden.
Wie dieser Prozess abläuft, wird vom Einkauf bestimmt. Der Einkaufsbereich muss die Entscheidungen über alle Beschaffungsbedingungen treffen und übernimmt deswegen eine grosse Verantwortung und eine strategische Bedeutung. Seine Funktionen umfassen⁴:

• Aktives Supply Chain Management mit Vertrieb und Technik - unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie.
• Darstellung und Analyse der Einkaufsvolumen- und Preisentwicklung.
• Analyse der Lieferanten- und Beschaffungsmärkte.
• Ermittlung der Kostenstruktur und -treiber in den Beschaffungsgruppen.
• Definition des Lieferantenportfolios und der Rahmenvereinbarungen.
• Optimierte Bedarfsplanung in Anlehnung an eine rollierende Absatzplanung.
• Festlegung und Management von Materialklassen- und Lieferantenschlüsseln.
• Strategische Entscheidungen über die Organisation der Beschaffung (z.B. Outsourcing, Nutzung von E-Procurement-Lösungen, usw.).

Bei der Untersuchung des traditionellen Beschaffungsprozesses ist ein erster notwendiger Schritt, die beteiligten Akteure zu bezeichnen.
Auf der Angebotsseite stehen die Lieferanten, die das für einen geregelten Geschäftsablauf des Unternehmens notwendige Material bereitstellen. "(...) Von ihrem Produktprogramm kann das Unternehmen auch völlig abhängig sein, da die Qualität der Produkte und Dienstleistungen des Lieferanten den Geschäftsablauf des gesamten Unternehmens stark beeinflussen kann.⁶"
Auf der Nachfrageseite erscheint das Unternehmen selbst. Die Struktur eines Unternehmens kann natürlich sehr unterschiedlich sein und deshalb greift man hier auf das Unitec-Klientenbeispiel (die Kunde GmbH) zurück, um die unternehmensinternen Akteure zu kennzeichnen.
Jedoch besitzt dieses Beispiel eine nahezu allgemeine Gültigkeit.
Zu den unternehmensinternen Akteuren gehören die Produktionsabteilung, die Einkaufsabteilung, das Lager, die Buchhaltung und die Verwaltung. Diese Unternehmensabteilungen bzw. -bereiche sind in verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses involviert.
Die einzelnen Abteilungsaufgaben werden im nächsten Abschnitt dieser Arbeit erklärt. An dieser Stelle soll nur der Zusammenhang zwischen den Akteuren des traditionellen Beschaffungsprozesses illustriert werden (siehe: Abbildung 1).

Abb. 1: Die Akteure des traditionellen Beschaffungsprozesses.