4 Analyse des Outsourcing der Beschaffung

4.2.2.1 Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung

Nun werden anhand der Summe der verschiedenen Kostenarten die Gesamtkosten der Beschaffungsaktivitäten sowie des Beschaffungsprozesses in dieser ersten Outsourcing-Konfiguration berechnet.

Prozesskosten

Personal

Struktur und Maschinen

Energie- und Materialverbrauch

Sonstige Ausgaben

Aktivitätskosten

Materialbedarf überprüfen

5.700,- €

7.980,- €

1.425,- €

883,50 €

15.988,50 €

Materialanforderungs-scheine erstellen

4.600,- €

6.440,- €

1.150,- €

713,- €

12.903,50 €

Materialanforderungs-scheine an den Bereichsleiter schicken

2.300,- €

3.220,- €

575,- €

356,50 €

6.451,50 €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

2.300,- €

3.220,- €

575,- €

356,50 €

6.451,50 €

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

10.300,- €

14.420,- €

2.575,- €

1.596,50 €

28.891,50 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

300,- €

420,- €

75,- €

46,50 €

841,50 €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

25.500,- €

35.700,- €

6.375,- €

3.952,50 €

71.527,50 €

Materialanforderungs-scheine erhalten

2.275,- €

227,50 €

45,50 €

1.274,- €

3.822,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

7.025,- €

702,50 €

140,50 €

3.934,- €

11.802,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

2.100,- €

210,- €

42,- €

1.176,- €

3.528,- €

Bestellungskopien verteilen

1.050,- €

105,- €

21,- €

588,- €

1.764,- €

Bestellungen ablegen

1.400,- €

140,- €

28,- €

784,- €

2.352,- €

Mahnungen des Lieferanten

350,- €

35,- €

7,- €

196,- €

588,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

14.200,- €

1.420,- €

284,- €

7.952,- €

23.856,- €

Wareannahmen

10.000,- €

5.000,- €

750,- €

6500,- €

22.250,- €

Warenkontrollen

5.420,- €

2.710,- €

406,50 €

3.523,- €

12.059,50 €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

520,- €

260,- €

39,- €

338,- €

1.157,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

15.940,- €

7.970,- €

1.195,50 €

10.361,- €

35.466,50 €

Rechnungen erhalten

2.325,- €

387,50 €

387,50 €

852,50 €

3.952,50 €

Rechnungen genehmigen lassen

840,- €

140,- €

140,- €

308,- €

1.428,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

630,- €

105,- €

105,- €

231,- €

1.071,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

3.795,- €

632,50 €

632,50 €

1.391,50 €

6.451,50 €

Rechnungen bezahlen

8.040,- €

1.005,- €

1005,- €

2.211,- €

12.261,- €

Rechnungen ablegen

1.540,- €

192,50 €

192,50 €

423,50 €

2.348,50 €

Klärungen mit der Bank

2.080,- €

260,- €

260,- €

572,- €

3.172,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

11.660,- €

1.457,50

1.457,50 €

3.206,50 €

17.781,50 €

Gesamtsumme

71.095,- €

47.180,- €

9.944,50 €

26.863,50 €

155.083,- €

Tab. 27: Die Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Die jährlichen Beschaffungskosten betragen nun 155.083 €. Um die Auswirkungen der Beziehung mit Unitec zu verstehen, müssen an dieser Stelle die Prozesskosten für die Beschaffung der B- und C-Teile als Differenz zwischen den Gesamtkosten und den gleich gebliebenen Kosten für die Beschaffung der A-Teile berechnet werden.

Aktivitäten

Gesamtkosten

Kosten für die Beschaffung von A-Teilen

Kosten für di Beschaffung von B- und C-Teilen

Materialbedarf überprüfen

15.988,50 €

3.197,70 €

12.790,80 €

Materialanforderungs-scheine erstellen

12.903,50 €

2.580,60 €

10.322,40 €

Materialanforderungs-scheine an den Bereichsleiter schicken

6.451,50 €

1.290,30 €

5.161,20 €

Unterschrift/ Genehmigung des Bereichleiters

6.451,50 €

1.290,30 €

5.161,20 €

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

28.891,50 €

5.778,30 €

23.113,20 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

841,50 €

168,30 €

673,20 €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

71.527,50 €

14.305,50 €

57.222,- €

Materialanforderungs-scheine erhalten

3.822,- €

764,40 €

3.057,60 €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

11.802,- €

5.779,20 €

6.022,80 €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

3.528,- €

2.402,40 €

1.125,60 €

Bestellungskopien verteilen

1.764,- €

1.444,80 €

319,20 €

Bestellungen ablegen

2.352,- €

1.923,60 €

428,40 €

Mahnungen des Lieferanten

588,- €

243,60 €

344,40 €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

23.856,- €

12.558,- €

11.298,- €

Wareannahmen

22.250,- €

6.354,60 €

15.895,40 €

Warenkontrollen

12.059,50 €

3.497,70 €

8.561,80 €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

1.157,- €

453,90 €

703,10 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

35.466,50 €

10.306,20 €

25.160,30 €

Rechnungen erhalten

3.952,50 €

2.764,20 €

1.188,30 €

Rechnungen genehmigen lassen

1.428,- €

1.402,50 €

25,50 €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

1.071,- €

510,- €

561,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

6.451,50 €

4.676,70 €

1.774,80 €

Rechnungen bezahlen

12.261,- €

12.114,60 €

146,40 €

Rechnungen ablegen

2.348,50 €

2.330,20 €

18,30 €

Klärungen mit der Bank

3.172,- €

634,40 €

2.537,60 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

17.781,50 €

15.079,20

2.702,30 €

Gesamtsumme

155.083,- €

56.925,60 €

98.157,40 €

Tab. 28: Die Prozesskosten für die B- und C-Teile in der ausgelagerten Beschaffung mit Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Somit ergeben sich Kosten für die Beschaffung von B- und C-Teilen in Höhe von 98.157,40 €. Sie sind jetzt mit den Kosten der internen Beschaffung in Bezug auf die B- und C-Teile zu vergleichen, um die Auswirkungen der Beziehung mit Unitec bemessen zu können.

Aktivitäten

Interne Beschaffung

Outsourcing der Beschaffung (1)

Differenz

Materialbedarf überprüfen

12.790,80 €

12.790,80 €

-

Materialanforderungsscheine erstellen

10.322,40 €

10.322,40 €

-

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

5.161,20 €

5.161,20 €

-

Unterschrift/ Genehmigung des Bereichleiters

5.161,20 €

5.161,20 €

-

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

23.113,20 €

23.113,20 €

-

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

673,20 €

673,20 €

-

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

57.222,- €

57.222,- €

-

Materialanforderungsscheine erhalten

3.057,60 €

3.057,60 €

-

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

23.116,80 €

6.022,80 €

17.094,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

9.609,60 €

1.125,60 €

8.484,- €

Bestellungskopien verteilen

5.779,20 €

319,20 €

5.460,- €

Bestellungen ablegen

7.694,60

428,40 €

7.266,- €

Mahnungen des Lieferanten

974,40 €

344,40 €

630,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

50.232,- €

11.298,- €

38.934,- €

Wareannahmen

25.418,40 €

15.895,40 €

9.523,- €

Warenkontrollen

13.990,80 €

8.561,80 €

5.429,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

1.815,60 €

703,10 €

1.112,50 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

41.224,80 €

25.160,30 €

16.064,50 €

Rechnungen erhalten

11.056,80 €

1.188,30 €

9.868,50 €

Rechnungen genehmigen lassen

5.610,- €

25,50 €

5.584,50 €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2.040,- €

561,- €

1.479,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

18.706,80 €

1.774,80 €

16.932,- €

Rechnungen bezahlen

48.458,40 €

146,40 €

48.312,- €

Rechnungen ablegen

9.320,80 €

18,30 €

9.302,50 €

Klärungen mit der Bank

2.537,60 €

2.537,60 €

0,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

60.316,80 €

2.702,30 €

57.614,50 €

Gesamtsumme

227.702,40 €

98.157,40 €

129.545,- €

Tab. 29: Prozesskostenvergleich für die Beschaffung der B- und C-Teile.

Das Ergebnis zeigt eine Prozesskostenersparnis von 129.545 €, die 57% der Prozesskosten der internen Beschaffung entspricht. Auf die anderen relevanten Kostenaspekte in einer Outsourcing-Entscheidung, wie den Unitec-Preis und die Lagerbestandskosten, wird später eingegangen.

112 Marino V.: Interview, S. xxi.

 

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