L'adozione di un sistema ERP è una decisione molto complessa, che richiede una attenta valutazione dei costi - benefici ad
essa associati e, la cui definizione comporta il coinvolgimento di molte competenze che vanno dalla consulenza direzionale
e organizzativa per la definizione del modello di business di riferimento, all'ottimizzazione delle scelte di matrice tecnologica.
Essendo una soluzione informatica che integra tutte le funzioni aziendali, i sistemi ERP consentono a ciascun soggetto
(almeno potenzialmente), indipendentemente dal livello gerarchico in cui si trova, una uguale visibilità dei processi aziendali.
Ciò è possibile grazie a database relazionali condivisi, che permettono di avere una organizzazione più trasparente
e "governabile", grazie alla possibilità di poter disporre in real-time delle informazioni necessarie e sempre affidabili.
Con i sistemi ERP si evitano, dunque, rispetto ai sistemi legacy (tradizionali) i disallineamenti informativi, possibili,
tra le varie funzioni aziendali; si evita anche la disomogeneità dei dati in funzione di "codifiche" che, attuate con
logiche differenti in base all'applicazione ed alla funzione, rendevano problematico, se non addirittura impossibile il
trasferimento dei dati tra le diverse applicazioni.
Un sistema informativo integrato come quello realizzabile grazie ai sistemi ERP, oltre a consentire una "interconnessione
informativa globale" tale da permettere ad ogni operatore sia una visione trasparente di tutti i processi aziendali,
sia la possibilità di lavorare su dati affidabili e sempre allineati, incide sulla qualità del lavoro ma
soprattutto, sulla qualità del processo decisionale, abbassando sia l'incertezza ambientale sia quella relazionale.
L'esistenza di un database comune e, di conseguenza, di dati univoci e condivisi, consente di prendere decisioni in
un contesto di maggiore certezza.
Diventa possibile infatti, attraverso opportune analisi dei dati, aumentare il grado di
prevedibilità degli eventi che si verificheranno.
Le applicazioni ERP riducono i costi di coordinamento intraziendali e interaziendali, essi in particolare favoriscono:
- l'integrazione fra le diverse fasi della catena del valore;
- una maggiore integrazione funzionale, permettendo una migliore integrazione delle attività operative;
- la divisione e il coordinamento del lavoro;
- l'integrazione dei sistemi di programmazione e controllo;
- l'integrazione cognitiva durante la fase di sviluppo dell'applicazione.
Passando ad una un'analisi dei singoli punti prima individuati, il primo riguarda l'integrazione delle diverse fasi della catena
del valore, cioè la capacità dei flussi informativi di connettere le unità organizzative operative, allo scopo di migliorare il
livello di servizio dell'azienda.
In un'ottica di costi di coordinamento si realizzano risparmi nelle seguenti categorie:
- tempi e costi di trasmissione delle informazioni tra le unità organizzative: non più gestite come unità isolate, ma fortemente "embedded" (concentrate) nell'ambito di una "catena del valore" (Porter M. E., 1980), che grazie ai sistemi Erp è coordinata in modo efficace ed efficiente;
- tempi e costi dei processi decisionali congiunti: la forte integrazione delle attività strategiche ed operative consente di migliorare la convergenza dei contributi dei diversi attori nei vari processi decisionali.
La maggiore integrazione funzionale è realizzabile grazie alla diffusione di linguaggi comuni e condivisi, ossia alla
"testualizzazione dei processi operativi", che consente una comunicazione più fluida e dunque, una maggiore capacità di
coordinamento tra le varie unità organizzative.
Tale maggiore integrazione consente:
- Miglioramenti nei tempi di trasmissione delle informazioni tra le unità organizzative: infatti, la codifica delle informazioni ne consente un più agevole trasferimento nel tempo e nello spazio;
- Aumento del grado di utilità delle informazioni e della percentuale della loro utilizzazione: la testualizzazione dei processi aziendali con la diffusione di linguaggi condivisi, favorisce la produzione di informazioni "rilevanti" e di facile e opportuno utilizzo;
Il processo di divisione e coordinamento del lavoro è facilitato dai sistemi di comunicazione e di coordinamento
(posta elettronica, software grupware e workflow, possibilità di realizzare intranet ad hoc) spesso inclusi nelle applicazioni ERP.
Tali sistemi permettono una gestione semplificata del lavoro in team e ne supportano anche la creazione indipendentemente dalla
collocazione fisica dei soggetti, anche ricorrendo a modalità di telelavoro.
I sistemi di pianificazione e controllo sono profondamente influenzati dall'adozione di sistemi ERP che migliorano la quantità
e la qualità delle informazioni disponibili per il sistema decisionale, disponibilità che influenza fortemente anche le scelte
di accentramento/decentramento sul cui presupposto sono pensati e realizzati gli assetti organizzativi.
L'integrazione cognitiva durante la fase di sviluppo dei sistemi informativi basati su soluzioni ERP è notevole.
Tali sistemi richiedono in tutte le fasi (progettazione, implementazione, modifica/personalizzazione) una profonda collaborazione
tra utenti e tecnici/progettisti.