Si tratta di problemi banali e comuni, a cui non si da un 'eccessivo peso, ma che provocano sicuramente un'elevata dispersione di tempo e risorse.
Per quanto riguarda l'invio dei fax solitamente tale attività è svolta tramite il fax manuale, che purtroppo fa perdere molto tempo al personale, poiché può capitare che il fax di colui che lo debba ricevere sia occupato o che manchi la carta e bisogna metterla oppure vi siano problemi di rete e così via.
Vi possono anche essere problemi legati a momentanei sovraccarichi del sistema che determinano rallentamenti nell'accedere alle pagine desiderate.
Capita quando più operatori stanno usufruendo nello stesso momento e come si può immaginare, si tratta di un problema che riguarda indistintamente tutti i reparti; ovviamente il reparto commerciale, utilizzandolo maggiormente nella fase di gestione delle forniture, dai rilevamenti effettuati, risulta risentirne un pò di più, ad esempio, del reparto logistico.
Accanto alle interferenze legate all'utilizzo degli strumenti di lavoro, ne esistono altre che possono sorgere in qualunque momento e che sono legate ad errori del personale.
Può capitare infatti che l'addetto al magazzino nell'introdurre i dati in sistema sbagli la digitazione dei codici obbligandolo a procedere all'inserimento di una nuova serie di codici o nominativi.
Inoltre sono stati aggiunti circa 10 minuti al giorno come tempo impiegato per ri-sistemare i colli precedentemente già in magazzino nel caso in cui serva ulteriore spazio per una nuova consegna, e si rende quindi necessario un riassetto della disposizione dei colli.

B-12. Invio richieste di offerta ai fornitori.
La richiesta dopo essere stata preparata e firmata da chi di competenza, viene inviata via fax ai fornitori che sono stati giudicati idonei.
Anche in questa fase possono verificarsi dei ritardi dovuti all'utilizzo del fax, legati sempre al prendere la linea, all'attesa di connessione e successiva attesa di conferma della ricezione.

B-15. Sollecito fornitori per ottenere i preventivi.
Al fine di rendere il processo di approvvigionamento il più rapido possibile, è necessario avere dei tempi di risposta da parte dei fornitori, molto brevi.
Per questo motivo, una volta inviate le richieste di preventivo, se non si ha ancora ottenuto risposta, dopo un determinato periodo di tempo, si inizia a sollecitare i fornitori ad inviarlo. è stato calcolato che ciò comporta un dispendio di tempo, per il reparto commerciale, pari a circa tre ore e mezzo alla settimana.
Tale sollecito avviene prima per mail poi per fax e infine se non si ha ancora ottenuto risposta si contatta direttamente il fornitore.

Anche per questa fase i principali problemi sono legati all'utilizzo del fax, poiché il dover aspettare ogni volta qualche minuto per accertarsi che l'invio si andato a buon fine fa rallentare le attività poiché tale strumento è caratterizzato dal fatto di spedire i documenti lentamente e con molte difficoltà.