Le imprese che adottano soluzioni di procurement otterrebbero i seguenti vantaggi:
- Riduzione dei costi riguardanti il processo tradizionale di approvvigionamento (fatture, autorizzazioni cartacee, fax, telefonate conferma, etc.)
- Riduzione del tempo necessario per completare l'intera operazione (time to market)
- Maggiore integrazione con gli altri processi aziendali
- Riduzione e gestione strategica dei fornitori chiave
- Aumento dell'efficacia dei processi e riduzione della numerosità dello staff acquisti.
A questi vantaggi se n'aggiungono altri collaterali, come la diminuzione del cosiddetto "effetto maverick" (acquisti fuori controllo),
ossia il fenomeno per il quale gli impiegati tendono a bypassare la procedura di acquisto tradizionale, effettuando alcuni
approvvigionamenti in prima persona, e compilando poi le relative note spese.
La diminuzione dell'effetto "maverik" avviene in
funzione del fatto che, implementando un sistema di eprocurement, l'azienda offre al suo dipendente un sistema semplice per
identificare i prodotti dei quali ha bisogno, facendo convergere verso una rosa di offerte a catalogo e la possibilità di effettuare
richieste "fuori catalogo". Tali richieste possono essere gestite in automatico dal sistema informativo che interpella i fornitori
delle relative categorie merceologiche richiedendo preventivi e informazioni sulle soluzioni proposte. In tal modo l'utente non è
costretto alla ricerca dei prodotti dei quali ha bisogno, ma sono questi ad essere resi disponibili dall'utente.
Secondo studi eseguiti negli USA i costi amministrativi per ogni ordine di acquisto emesso variano da circa €100 a €250 (fonte
Gartner Group, 2001), mentre il costo tramite un sistema efficace di eprocurement a regime scenderebbe a circa €30, equivalente
ad una riduzione anche di circa l'85%.
Tali costi sono imputabili al personale, uffici, costi telefonici, inefficienze nel sistema
degli ordini/magazzino, costi di non conformità, costi di management delle forniture, e altro.
I sistemi di eprocurement permettono miglioramenti di prestazioni aziendali anche sul fronte dei supply cycle time (tempi di
attraversamento del ciclo di procurement) e dei costi di magazzino (conseguentemente): secondo studi condotti da Aberdeen Group su
un gruppo di grandi aziende che hanno implementato l'E-procurement, da una media di 7,3 giorni richiesta dal ciclo tradizionale/manuale
di procurement, si è passati a circa 2 giorni; i costi di magazzino hanno avuto una riduzione compresa tra il 25 ed il 50%.
Infine, l'utilizzo dei sistemi di eprocurement permette forti risparmi sul fronte degli acquisti (anche 5-10%, fonte Aberdeen Group)
grazie ad una maggiore efficienza sul controllo delle attività e dei prezzi di acquisto: l'E-P permette una più efficiente
centralizzazione della gestione ed una più accurata selezione dei fornitori privilegiati/strategici e, quindi, un rafforzamento
della posizione contrattuale con essi.
Sul fronte opposto, aumentano, però, i costi di natura informatica (generalmente classificabili in hardware, licenze software,
consulenza, personale IT, connessioni, housing/hosting), quelli relativi alla ristrutturazione dei processi aziendali di
approvvigionamento/organizzativi, ed i costi relativi alla formazione ed all'assistenza ai fornitori nel processo di adeguamento
innovativo.
La più grande difficoltà dell'implementazione di un sistema di procurement sembra essere connessa alle possibilità di acquisto
di beni e servizi complessi.
Infatti l'acquisto di materie prime o servizi standardizzati è sicuramente effettuabile su rete, appare più difficile una
vera rivoluzione nell'approvvigionamento su rete di prodotti o servizi non standardizzati.
In questo caso, infatti, il prezzo
d'acquisto non gioca un ruolo predominante, ma si va alla ricerca di un insieme ampio di caratteristiche prestazionali e
qualitative del prodotto/servizio.